Antrag: Durchführung einer Effizienzanalyse in der Gemeindeverwaltung - 23.11.2003
Sehr geehrter Herr Bürgermeister,
Die SPD-Fraktion beantragt hiermit, die Gemeindeverwaltung zu beauftragen, eine Effizienzanalyse durchzuführen mit dem Ziel, aufzuzeigen, welche Verwaltungsabläufe
a) zwingend in der bisherigen Form beizubehalten sind, weil sie zweckmäßig und wirtschaftlich sind,
oder nicht zweckmäßig und/oder nicht wirtschaftlich sind, aber in dieser Form gesetzlich vorgeschrieben sind und somit nicht verändert werden dürfen (spezifizieren und Umfang feststellen);
b) arbeitsaufwendig sind, aber veränderbar wären. (wer muss was veranlassen/ändern, um z.B. Doppelarbeit zu vermeiden; Arbeitsabläufe zu vereinfachen, u.a.m.);
c) arbeitsaufwendig sind, aber z. B. durch effizientere IT Unterstützung verkürzt werden könnten;
d) nicht zum „Kerngeschäft“ der Gemeindeverwaltung gehören und extern vergeben werden könnten (hier lediglich die Feststellung, welche Arbeiten sich grundsätzlich hierzu eignen, z. B. auf dem Bauhof, in der Postverteilung etc.. Eine wirtschaftliche Betrachtung sollte anschließend separat erfolgen und als Entscheidungsgrundlage für Rat und VA dienen).
Erläuterungen hierzu:
Die gemeinsamen Anstrengungen zur Haushaltskonsolidierung haben gezeigt, dass der Gemeindeverwaltung bzw. dem Rat kaum noch Möglichkeiten zur Verfügung stehen, Einnahmen zu erhöhen und/oder Kosten zu senken.
Unter dem Druck dieser Haushaltslage ist es erforderlich, noch stärker als bisher die Kostenverursacher auch im Bereich der Verwaltung zu definieren und nach Kosten sparenden, effizienteren Lösungen zu suchen.
Die Personalkosten der Gemeindeverwaltung sind dabei, entsprechend ihrer Aufgabenstellung, einer der größten Aufgabenbereiche des Haushaltes und es wäre somit nicht zu verantworten, diesen Bereich bei der Haushaltskonsolidierung auszuklammern oder nur oberflächlich zu betrachten, wenn uns das Ziel der Haushaltskonsolidierung ernst ist.
Oft wird eine „Effizienz-Überprüfung“ als Synonym für Personalabbau gesehen, dieses ist jedoch nicht die vorrangige Zielsetzung dieses Antrages. Das Ziel ist es vielmehr, die vorhandenen Strukturen und Abläufe zu hinterfragen und zu verbessern; zu prüfen, ob die Geschäftsprozesse schlank genug sind, um zukünftige Aufgaben infolge Wachstum der Gemeinde und/oder gesetzlicher Änderungen möglichst ohne Personalzuwachs aufgefangen werden können. Es ist weiterhin Absicht, durch Vermeidung/Änderung nicht effizienter Abläufe freie Kapazitäten für z. Zt. nicht oder nur eingeschränkt durchführbare Arbeiten in der Gemeinde zu schaffen.
Dabei ist es zur Vermeidung unnötiger Friktionen erforderlich, dass Rat, Verwaltung und insbesondere die Mitarbeiter des Hauses ständig mit der notwendigen Differenziertheit und Sensibilität informiert werden. Es ist von wesentlicher Bedeutung, dass die interne Kommunikation hierzu offen, vertrauensvoll und positiv geführt wird. Nur so ist ein solches Projekt erfolgreich durchführbar.
Realisiert werden kann dies durch einen sogen. Workshop „Analyse der Personalprozesse der Gemeinde Winsen (Aller)“. Auch wenn derartige Untersuchungen bisher vorrangig als regelmäßige und wiederkehrende Prozesse in Wirtschaftsbetrieben Anwendung finden, so sind sie doch auch gut geeignet, „Dienstleistungsbetriebe“ wie Gemeindeverwaltungen zu durchleuchten.
Die Analyse sollte dabei von einem Experten auf diesem Gebiet begleitet werden, wobei sich dieses aus Kostengründen durchaus auf ein Minimum in der Startphase und der Ergebnisphase einschränken lässt. Vorraussetzung ist, dass intern ein(e) zur Kostenoptimierung positiv eingestellte Mitarbeiter(in) aus dem Führungsbereich der Gemeinde als Projektverantwortliche(r) zur Verfügung steht.
Die zeitliche Hauptarbeit ist von den einzelnen Mitarbeitern/-innen zu erbringen, indem sämtliche Prozessphasen (Sachbereiche), Prozessschritte (Ablauf einer der einzelnen Arbeitsvorgänge) definiert und auf effizientere Umsetzung hinterfragt und aufgezeichnet werden.
Wichtig für eine erfolgreiche Umsetzung der Analyse ist, die bei einem solchen Prozess zwangsläufig entstehenden Barrieren durch gezielte Maßnahmen zu eliminieren.
Diese Barrieren sind:
1. die Sachbarriere > fehlende Zielvereinbarung,
> fehlende Basis DV-Unterstützung,
> fehlende Ressourcensteuerung;
2. die Prozessbarriere, z.B. > Mangelnde Prozessverantwortung,
> fehlende Schnittstellendefinition,
> unzureichende Ablaufstandards;
3. die Kulturbarriere, z. B. > Funktions- statt Prozessdenken,
(heilige Kühe) > fehlende Offenheit / Konfliktfähigkeit,
> fehlende Kundenorientierung.
Eine solche Prozessanalyse erfordert eine Investition in Zeit und verursacht somit erst einmal Kosten. Sie ist aber auch eine dringend notwendige Maßnahme, um künftige Arbeitsabläufe zu optimieren und Wege zu finden, um kurz- und mittelfristig Kosten zu senken.
Diesem Ziel dürfen wir uns als Rat der Gemeinde Winsen (Aller) nicht verschließen.
Den Antrag bitten wir unter Bezugnahme auf die §§ 39a und 41 NGO als Einbringungsantrag auf die Tagesordnung der nächsten Ratssitzung zu setzen und ihn zur weiteren Beratung in den Verwaltungsausschuss zu verweisen.
Beratungsstand:
Der Antrag ist zur weiteren Beratung in den Verwaltungsausschuss verwiesen worden.
Inzwischen ist der Antrag von der CDU/FDP/WIR im Verwaltungsausschuss abgelehnt worden.
Die Mehrheitsgruppe konnte sich eine
Effizienzanalyse nur über eine Beratungsfirma vorstellen, was nach ihrer
Auffassung Kosten in Höhe von
ca. 200.000,- EUR verursacht hätte.
Die SPD-Fraktion hatte jedoch nie an den Einsatz einer Beratungsfirma
gedacht!
Vielmehr ging die SPD davon aus, dass die Verwaltung mit Bordmitteln (im Rahmen
eigener Möglichkeiten) eine schrittweise Effizienzanalyse durchführt, die
Einzelergebnisse mit den im Land Niedersachsen vertretenden und für alle
Kommunen arbeitenden Institutionen vergleicht und es so zu einer möglichen
effizienteren Arbeitsweise und damit zu eventuellen Personalkosteneinsparungen
kommt.
Diese Annahme ist besonders unter dem Gesichtspunkt gerechtfertig, wenn man berücksichtigt, dass die Personalkosten der Gemeinde Winsen überproportional hoch sind.
Zusatz: Inzwischen konnte erreicht werden, dass die Verwaltung mit eigenen Mitteln einen effizienteren Einsatz ihrer Ressourcen plant.